Documentación necesaria para tramitar CAE: qué hace falta según cada actuación
La documentación común que exige el sistema CAE incluye factura desglosada de la obra, ficha técnica del equipo instalado (con SCOP, transmitancia o conductividad según corresponda), certificado de la instalación, informe fotográfico antes y después, declaración responsable de ayudas públicas (Anexo I) y datos del propietario del ahorro. Cada ficha MITECO añade requisitos específicos.
La documentación es el punto donde más expedientes se atascan. No porque el proceso sea especialmente complejo, sino porque los documentos tienen que estar completos, ser coherentes entre sí y cumplir los requisitos de la ficha estandarizada correspondiente.
En esta guía te explicamos qué documentación es común a todas las actuaciones, qué es específico de cada una, y cuáles son los puntos que más bloquean los expedientes.
Documentación común a todas las actuaciones
Independientemente de la ficha aplicable, estos documentos se piden en prácticamente todos los expedientes:
Factura de la obra o la instalación — Debe estar desglosada con identificación del equipo instalado, datos del instalador y fecha de ejecución. Una factura genérica sin detalle técnico es uno de los motivos de rechazo más frecuentes.
Ficha técnica del equipo instalado — El documento del fabricante con las especificaciones técnicas que exige la ficha: SCOP para aerotermia, transmitancia térmica para ventanas, conductividad y espesor para aislamientos. Sin ficha técnica, no se puede aplicar la fórmula de cálculo.
Certificado de la instalación — Emitido por instalador autorizado. En el caso de instalaciones térmicas (aerotermia, hibridación), debe ser un instalador con registro RITE.
Fecha de ejecución de la obra — La actuación debe haberse ejecutado a partir del 26 de enero de 2023 y puede registrarse hasta tres años después. La fecha debe ser acreditable — generalmente a través de la factura o del certificado de instalación.
Datos del propietario del ahorro — Nombre, NIF y dirección del propietario de la vivienda o del representante de la comunidad de vecinos.
Dirección de la actuación — Ubicación exacta del inmueble donde se ha realizado la obra.
La declaración responsable de ayudas
El catálogo del MITECO incluye un Anexo I que es una declaración responsable relativa a la solicitud u obtención de ayudas o subvenciones públicas para la misma actuación.
El propietario del ahorro firma esta declaración como parte del expediente. En ella se declara si se han recibido (o solicitado) ayudas públicas y de qué tipo. Sirve para evaluar la compatibilidad del expediente con el sistema CAE.
Haber recibido ayudas no excluye automáticamente del sistema. La incompatibilidad solo se da con actuaciones financiadas con cargo al Fondo Nacional de Eficiencia Energética (FNEE).
El informe fotográfico
La mayoría de fichas requieren un informe fotográfico que documente el estado antes y después de la actuación. Las fotos deben mostrar:
- El sistema anterior (caldera, ventanas, fachada antes de la intervención)
- El equipo nuevo instalado (bomba de calor, ventanas nuevas, aislamiento)
- El emplazamiento general de la actuación
El informe fotográfico parece un trámite menor, pero su ausencia es una de las causas más frecuentes de subsanación. Es mucho más fácil hacer las fotos durante la obra que intentar reconstruirlas después.
Si la actuación ya está ejecutada y no tienes fotos del sistema anterior, revisamos contigo si hay otras formas de acreditarlo.
Documentación específica por actuación
Aerotermia (RES060)
- Ficha técnica con SCOP declarado
- Comunicación de puesta en funcionamiento o acta de puesta en servicio
- Datos del equipo sustituido: tipo de caldera y combustible
- Certificado de eficiencia energética final con justificante de registro (o previo con mejora)
Ventanas (RES070)
- Ficha técnica de las nuevas ventanas (transmitancia U, tipo de vidrio, tipo de marco)
- Superficie intervenida (m²)
- Datos de las ventanas sustituidas (si disponibles)
Aislamiento de fachada (RES010)
- Memoria técnica o proyecto (tipo de aislamiento, conductividad, espesor)
- Superficie intervenida (m²) — debe superar el 25% de la envolvente
- Certificado de eficiencia energética antes y después (recomendable)
Envolvente parcial / cubierta (RES020)
- Memoria técnica (material aislante, conductividad, espesor)
- Superficie intervenida (m²) — debe ser ≤25% de la envolvente
- Certificado de eficiencia energética antes y después (recomendable)
Rehabilitación integral (RES080)
- Proyecto técnico completo
- Certificados de eficiencia energética antes y después (obligatorios)
- Memoria constructiva
- Acta de junta y datos fiscales de la comunidad
Hibridación (RES090–RES099)
- Ficha técnica de la bomba de calor (SCOP)
- Datos de la caldera existente (tipo, combustible, potencia)
- Modo de operación (paralelo o alternativo)
- Zona climática según CTE
- Datos del depósito de inercia o acumulador (si aplica)
Lo que más suele bloquear el expediente
- Factura no desglosada — sin identificación del equipo, sin fecha clara, sin datos del instalador
- Ficha técnica incompleta — falta el SCOP, la transmitancia o la conductividad que exige la fórmula
- No identificar bien el sistema sustituido — especialmente en aerotermia: tipo de caldera y combustible
- Falta de informe fotográfico — fotos del antes y después no hechas durante la obra
- Falta de prueba de fecha — la fecha de ejecución no es acreditable con los documentos disponibles
- Confusión entre fichas — especialmente entre RES010 y RES020 (depende del porcentaje de envolvente)
- Certificado energético no disponible — obligatorio en RES080, recomendable en el resto
La mayoría de estos problemas se previenen preparando la documentación antes de enviar el expediente. Es más rápido y más barato hacerlo bien desde el principio.
Cómo te ayuda Nertio con la documentación
Nertio revisa tu documentación como primer paso del proceso:
- Te indica exactamente qué documentos hacen falta para tu ficha
- Identifica lo que falta y te orienta sobre cómo obtenerlo
- Ordena la documentación en el formato que espera el verificador
- No inicia la tramitación sin documentación suficiente
En resumen
- Documentación común a todas las actuaciones: factura desglosada, ficha técnica del equipo (SCOP, U, conductividad según ficha), certificado de la instalación, informe fotográfico antes y después, Anexo I de declaración de ayudas, y datos del propietario del ahorro.
- Aerotermia (RES060): SCOP declarado, acta de puesta en servicio, datos del equipo sustituido (tipo y combustible) y certificado de eficiencia energética final.
- Ventanas (RES070) y aislamiento (RES010/RES020): transmitancia U, tipo de vidrio y marco, o conductividad y espesor. Clave en aislamiento: RES010 si superficie >25% de la envolvente; RES020 si ≤25%.
- Rehabilitación integral (RES080): proyecto técnico, certificados de eficiencia energética antes y después (obligatorios) y memoria constructiva.
- Los bloqueos más frecuentes del expediente son factura no desglosada, ficha técnica incompleta (falta SCOP/transmitancia/conductividad), ausencia de fotos del estado previo, y confusión entre RES010 y RES020.
Preguntas frecuentes
¿Puedo empezar la tramitación sin tener toda la documentación?
Nertio puede revisar tu caso y valorar elegibilidad con documentación parcial. Pero la tramitación formal no se inicia sin un expediente suficientemente completo. Te indicamos exactamente qué falta.
¿Qué pasa si no tengo la ficha técnica del equipo?
En muchos casos, el instalador o el fabricante pueden proporcionarla. Nertio te ayuda a identificar dónde obtenerla. Si el dato técnico clave (SCOP, transmitancia) no se puede acreditar, el expediente puede no ser viable.
¿Necesito certificado de eficiencia energética?
Depende de la ficha. Para RES080 (rehabilitación integral) es obligatorio antes y después. Para otras fichas es recomendable y mejora el expediente. Nertio te indica si es necesario en tu caso.
¿Quién hace la declaración responsable de ayudas?
La firma el propietario del ahorro. Nertio la prepara como parte del expediente.